Virtual बिज़नेस मीटिंग को कैसे बनाएं Productive

 

वर्चुअल मीटिंग्स के जरिये आप किसी भी स्थान से वीडियो कॉल (video call) के माध्यम से किसी संस्था या व्यक्ति  से बातचीत कर सकते हैं, या किसी भी विषय पर विचार-विमर्श कर सकते हैं। टेक्नोलॉजी (technology) का इस्तेमाल आज हर क्षेत्र में हो रहा है, कई सारे स्टार्टअप्स (startups) आज कल अपने एम्प्लाइज (employees) को घर से काम यानी वर्क फ्रॉम होम (work from home) ही दे रहे हैं, इससे कंपनी का भी फायदा होता है और कर्मचारियों का भी। वर्क फ्रॉम होम के दौर में कर्मचारियों से जुड़ने का या बातचीत करने का एक बेहतर जरिया है वर्चुअल मीटिंग। 

वर्चुअल मीटिंग क्या है ?

जब विभिन्न स्थानों से व्यक्ति एक साझा लक्ष्य को पूरा करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करके एक ही समय में, एक माध्यम से जुड़ते हैं, तो इसे वर्चुअल मीटिंग कहते है। वर्चुअल मीटिंग की योजना बनाना कुछ हद तक आसान होता है और इसमें वर्चुअल इवेंट (virtual event) या वेबिनार जितना समय नहीं लगता। वर्चुअल मीटिंग वेबिनार (webinars) से बहुत अलग है। वर्चुअल मीटिंग कम लोगों में आयोजित की जा सकती है। 

वर्चुअल मीटिंग के पहले किन बातों का रखें ध्यान

वर्चुअल मीटिंग के लिए एक विस्तृत एजेंडा होना महत्वपूर्ण है, साथ ही उस एजेंडे का प्रभावी ढंग से हासिल करने की योजना बनाना भी जरूरी  है। नीचे कुछ पॉइंट्स दिए गए हैं कि कैसे सही वर्चुअल मीटिंग एजेंडा बनाया जाए।

• मीटिंग का उद्देश्य (objective) तय करें:

अपनी वर्चुअल मीटिंग का लक्ष्य निर्धारित करें। आप किसी समस्या के समाधान के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं की या व्यवसाय नीति बनाने के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं या अपनी टीम के साथ केवल वर्तालाप करने के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं या इसके अलावा भी कई वजहें हो सकती हैं । तो मीटिंग से पहले वर्चुअल मीटिंग के उद्देश्य को रेखांकित जरूर करें। 

• तय करें कि बातचीत का नेतृत्व (lead) कौन करेगा:

जब वर्चुअल मीटिंग आयोजित की जाती है तो उससे पहले ये तय करना बहुत आवश्यकहै कि लीड या नेतृत्व कौन करेगा, अगर आप ये तय नहीं करेंगे तो मीटिंग के दौरान कन्फ्यूजन हो जाएगी और मीटिंग सफल नहीं हो पाएगी। इसलिए आप समय से पहले यह तय करें कि चर्चा के प्रत्येक विषय का परिचय कौन देगा।

• वर्चुअल मीटिंग आमंत्रण के साथ, मीटिंग का एजेंडा (agenda) भी भेजें: 

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी मीटिंग को होस्ट (host) करने के लिए किस वर्चुअल मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म को चुनते हैं, आपको मीटिंग का आमंत्रण यानि लिंक पहले से ही भेजनी होगा। और इसके साथ ही आपको मीटिंग का उद्देश्य पहले से ही तय कर लें चाहिए ताकि आप अपना एजेंडा भी मीटिंग के लिंक के साथ भेज सकें। इस तरह, मीटिंग में उपस्थित लोगों के पास मीटिंग के उद्देश्य का संदर्भ पहले से ही होगा तो उन्हें बातों को समझने में आसानी होगी। और वे विषय से भटकेंगे  नहीं और पहले से उस विषय पैर तैयारी कर सकेंगे।

• वर्चुअल मीटिंग को कैसे बनाएं सफल 

पिछले 2 सालों से, महामारी की वजह से वर्चुअल मीटिंग (Virtual meeting) काफी ट्रेंड में है। और कोरोना के चलते ही वर्क फ्रॉम होम (Work From Home) कल्चर दुनियाभर में तेजी से बढ़ने लगा। लोग एक दूसरे से ऑनलाइन मीटिंग के जरिए जुड़ने लगे। कई कंपनियों ने महामारी के बाद भी वर्क फ्रॉम होम कल्चर जारी रखने का मन बना लिया है क्योंकि यह कल्‍चर कंपनियों के लिए भी काफी फायदेमंद साबित हो रहा है। उदाहरण के तौर पर वर्चुअल या ऑनलाइन मीटिंग कॉस्‍ट इफेक्टिव है, आसानी से सेटअप तैयार हो जाता है, और आप घर पर बैठे-बैठे दुनिया के दूसरे हिस्‍सों में मौजूद आपने बिजनेस पार्टनर से आसानी से जुड़ पाते हैं। 

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